ส่วนประกอบและฟังก์ชันของ Microsoft Word (สำหรับผู้เริ่มต้น)

Lukapro.com – โปรแกรมแอปพลิเคชัน Microsoft Word เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันประมวลผลคำที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก เนื่องจากมีคุณสมบัติมากมายพร้อมอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย (เป็นมิตรกับผู้ใช้) ซอฟต์แวร์นี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้ใช้งานได้ง่ายขึ้น

หลังจากที่รู้ความหมายของ Microsoft Word ในบทความที่แล้ว ก็ต้องรู้จักส่วนต่าง ๆ ของ Microsoft Word ด้วย เพื่อให้เราสามารถใช้งานแอพพลิเคชั่นและเรียนรู้ MS Word ได้อย่างรวดเร็ว ในบทความนี้ ผมใช้มุมมอง Microsoft Word 2019 อย่างไรก็ตาม ส่วนแสดงผลไม่แตกต่างจาก Word 2007, 2010, 2013 และ 2016 มากนัก

ดู Micorsoft Word

ต่อไปนี้เป็นลักษณะและส่วนต่างๆ ของ Microsoft Word และหน้าที่ของ Microsoft Word

1. Quick Access Toolbar

Quick access toolbar ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Quick access toolbar มี 3 ปุ่ม ในรูปแบบของไอคอน คือ ปุ่ม Save, Undo & Redo เช่นกัน Customize Quick Access Toolbar

หน้าที่ของมันมีดังนี้:

  • Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในไฟล์เอกสาร
  • Undo เพื่อเลิกทำ/ย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารล่าสุด คุณจะเห็นปุ่มลูกศรชี้ลงเพื่อดูรายการการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่เลิกทำแต่ละรายการ
  • Redo เพื่อส่งคืนการยกเลิกหากเราเปลี่ยนไฟล์เอกสารล่าสุด
  • Customize Quick Access Toolbar เพื่อปรับแต่งหรือเราสามารถปรับเปลี่ยนปุ่มบนแถบเครื่องมือด่วนได้ตามต้องการ

2. Title Bar

Title Bar เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Word ที่อยู่ด้านบนสุดของแอปพลิเคชันเมื่อเปิด MS Word แถบชื่อเรื่องจะแสดงชื่อเอกสารและประเภทของเอกสารที่ใช้งานอยู่ที่ด้านบนสุดของหน้าต่างแอปพลิเคชัน หากเราเปิดไฟล์ใหม่และยังไม่ได้ตั้งชื่อ เอกสารจะตั้งชื่อตามค่าเริ่มต้นว่า Document1, Document2 และอื่นๆ

ไม่เพียงเท่านั้น ฟังก์ชันอื่นๆ ในแถบชื่อเรื่องยังสามารถใช้เพื่อย้ายหน้าต่างแอปพลิเคชันโดยรวมด้วยการลากและวางโดยใช้เมาส์

3. Window Management

Window Management อยู่ที่มุมขวาบนของหน้าต่างและประกอบด้วยปุ่ม 4 ปุ่ม หน้าที่ของแต่ละปุ่มเหล่านี้ได้แก่:

  • Close ฟังก์ชันปิดหน้าต่าง Microsoft Word
  • Restore Down ใช้ในการย่อขนาดหน้าต่าง ในขณะที่ปุ่มขยายใหญ่สุดจะใช้เพื่อแสดงและขยายหน้าต่างเต็ม
  • Minimize หากคลิกปุ่มนี้ หน้าต่างคำจะย่อขนาดตัวเองและกลายเป็นไอคอนที่ใช้งานอยู่บนแถบงาน
  • Ribbon Display Option ในการแสดงหรือซ่อนแถบเครื่องมือ Ribbon มีตัวเลือกการตั้งค่าหลายอย่างที่เราสามารถปรับไ

ใช่ ถ้าหน้าต่าง MS Word อยู่ในขนาดปกติ ปุ่มคืนค่าจะเปลี่ยนเป็นปุ่มขยายใหญ่สุด และในทางกลับกัน

4. Ribbon

คือชุดของแถบเมนูที่มีปุ่มคำสั่ง MS Word และได้รับการจัดกลุ่มในลักษณะตามฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องเพื่อความสะดวกในการใช้งาน หน้าที่ของ Ribbon คือการจัดกลุ่มคุณลักษณะจาก MS Word ซึ่งจะแสดงเป็นประจำเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

  • Menu Bar เป็นแถบเมนูหลักที่แสดงในแนวนอนใต้แถบชื่อเรื่อง หน้าที่ของแถบเมนูคือการจัดกลุ่มเมนูตามการใช้งาน เมนูใน Microsoft Word โดยค่าเริ่มต้นประกอบด้วย 10 เมนู นั่นคือ Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View และ Help.
  • Dialog Box Button  มีคำสั่งเมนูหลายคำสั่งที่มีปุ่มสำหรับเปิดกล่องโต้ตอบนี้ คลิกที่ปุ่มเพื่อให้กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นที่เกี่ยวข้องกับเมนูคำสั่ง

5. Ruler

Ruler เป็นคุณสมบัติการวัดหน้าที่ทำหน้าที่ปรับเลย์เอาต์ของหน้า ทั้งข้อความและวัตถุ (อาจเป็นรูปภาพ ตาราง และอื่นๆ) ด้วยการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะนี้ เราสามารถค้นหาและปรับขอบเขตหน้า การจัดตาราง ระยะห่างระหว่างข้อความกับขอบของหน้า หรือกับวัตถุอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

โดยปกติแล้ว เลย์เอาต์จะอยู่ที่ด้านบนสุดของหน้า (ใต้ริบบิ้น) แต่นอกเหนือจากนั้น เรายังสามารถแสดงไม้บรรทัดที่ด้านข้างของหน้าได้อีกด้วย

6. Worksheet

หากเราเปิดเอกสารใหม่และเห็นหน้าขาวเป็นแผ่นงาน แผ่นงานเรียกอีกอย่างว่าแผ่นงาน พื้นที่ทำงาน หรือพื้นที่ข้อความใน Microsoft Word แผ่นงานก็เหมือนผ้าใบ ส่วนนี้เป็นพื้นที่สำหรับพิมพ์ แก้ไข เพิ่มรูปภาพ และงานอื่นๆ ตามความต้องการของเรา

7. เคอร์เซอร์

ก่อนที่เราจะเขียนลงบนเอกสารแผ่นใหม่ เราจะเห็นเส้นแนวตั้งกะพริบ อยู่ที่ด้านซ้ายบนของเวิร์กชีต เคอร์เซอร์ทำหน้าที่ระบุตำแหน่งการพิมพ์หรือตำแหน่งการโต้ตอบกับหน้าจอปัจจุบัน เมื่อคุณพิมพ์บางอย่าง ข้อความจะปรากฏที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์

เราสามารถย้ายเคอร์เซอร์ของเราโดยเลื่อนเมาส์ไปทุกที่ที่เราต้องการ เช่น การแก้ไขข้อความที่เราเขียน

8. Status Bar

Status Bar อยู่ที่ด้านล่างซ้ายของหน้าต่าง MS Word หน้าที่ของแถบสถานะคือการแสดงข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับคำสั่งปัจจุบันในเอกสารที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน ข้อมูลนี้รวมถึง:

  • Page … of … แสดงจำนวนหน้าทั้งหมดที่กำลังแสดงอยู่และหน้าใด (เคอร์เซอร์) ที่คุณใช้งานอยู่
  • … Words ระบุจำนวนคำในเอกสาร
  • English (United States) คือภาษาที่ใช้ใน MS Word รวมถึงการสะกดของข้อความที่พิมพ์

9. Page View

ส่วนนี้ของหน้าต่างจะอยู่ที่มุมล่างขวาของ MS Word สอดคล้องกับและถัดจากแถบสถานะ โดยค่าเริ่มต้น มุมมองที่ปรากฏบนหน้าจอของเราคือมุมมองรูปแบบการพิมพ์ คุณสามารถเห็นได้ในรูปภาพว่ามุมมองรูปแบบการพิมพ์เปิดใช้งานอยู่

บนแถบเครื่องมือ Page View มีตัวเลือกการแสดงผล 5 แบบที่เราสามารถเลือกได้ตามความต้องการ แต่ละคนมีฟังก์ชั่นการใช้งานของตัวเอง ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมว่าแต่ละมุมมองมีความแตกต่างกันอย่างไร:

  • Read Mode โหมดนี้แสดงหน้าเอกสารเป็นมุมมองเดียว มี 2 หน้าเคียงข้างกันเหมือนหนังสือที่ถูกผูกไว้
  • Print Layout โหมดนี้ใช้เพื่อแสดงขนาดจริงของเอกสารและแสดงเค้าโครงหน้า ทำให้ง่ายขึ้นเมื่อเอกสารกำลังจะพิมพ์ (พิมพ์)
  • Web Layout โหมดนี้ทำหน้าที่แสดงหน้าเอกสาร เช่น การแสดงบนเว็บไซต์ หน้าเอกสารจะปรากฏกว้างหากคุณเลือกมุมมองนี้
  • Slider Zoom In & Zoom Out เพื่อปรับการขยายหรือย่อมุมมองหน้าเอกสารโดยลากไปทางซ้ายเพื่อซูมออก (หรือคลิกปุ่ม +) ขณะที่ลากไปทางขวาเพื่อซูมเข้า (หรือคลิกปุ่ม -)

ปิด

คุณคุ้นเคยกับส่วนต่าง ๆ ของ MS Word ได้อย่างไร แน่นอนถ้าเราศึกษาและลองทีละเมนูที่มีไปเรื่อยๆ เราก็จะชินกับมัน